中国药物滥用防治协会办公室管理制度

 

第一章  总则

 

一、为了加强办公室管理，明确协会内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。

二、本制度适用于协会内所有成员并严格遵守各项规定。

三、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。

 

第二章  职责范围

 

一、办公室管理人员直接受协会领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。

二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

三、负责协会文档资料管理、办公用品管理、会议纪要、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。

四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务；上传下达各种指令，及时做出工作整理；负责对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待等工作。

五、负责协会对外宣传工作，办公室负责协会整体对外宣传工作，包括网站和自媒体运营管理工作。

六、负责会议及培训管理：办公室负责协会会议及各类培训班的管理运行工作。

 

第三章  办公室事务管理

 

一、文件管理

文件管理的范围包括：上级下发文件、各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

1.制度类文件按照协会文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明单位全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。

2.根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

3.文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

4.重要文件由办公室负责起草，负责人审核后，会长签发。

5.凡寄至本单位的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

6.办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

7.按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

8.根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，负责人签字批准，按照文件管理制度进行处理。

 

二、档案管理

档案管理范围：单位各类证照及文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

1.应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。

2.所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。

3.坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。

4.各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。

5.档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、单位证明证件等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

6.档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。

 

三、办公用品管理

1.办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。

2.办公用品购置应遵循以下程序：每月月底之前各部门将所需办公用品报至办公室，办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经领导批准。

3.任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。

4.管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。

 

四、清洁卫生管理

1.清洁区域包括：办公区域、会议室、地板及其他纳入在内的区域。

2.按照排班安排，轮流打扫清洁。

 

五、日常事务管理

（一）接待管理

1.来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护本会的良好形象，对接待工作做具体的要求。

2.以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。

3.接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。

 

（二）报刊收发整理

1.办公室管理人员按照单位实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。

2.办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出本会或随意撕剪，阅毕放回原位。

 

（三）后勤管理

1.为了认真贯彻各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。

2.后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。

办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。

3.根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。

4.办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。

 

六、对外宣传管理

办公室负责协会整体对外宣传工作，包括网站和自媒体运营管理工作。

1.网站管理：负责协会网站域名、空间、安全证书的管理工作，确保网站内容的及时发布、更新和维护工作。

2.自媒体管理：负责协会公众号的管理工作，包括公众号年检认证、内容发布管理。协会抖音号的管理和内容发布、管控管理。

 

七、会议及培训管理

办公室负责协会会议及各类培训班的管理工作：包括通知的拟定、会前宣传、策划执行、会议公司对接，整体形象设计和会议物料管理、会议现场执行管理以及会后宣传工作。

 

本办法公布之日起实施，修改时亦同。